ما انسان‌ها موجوداتی اجتماعی هستیم که زندگی‌مان در شبکه‌ای از ارتباطات مختلف جریان دارد. از روابط خانوادگی گرفته تا دوستانه و کاری، هر رابطه‌ای با نوعی توافق – آشکار یا پنهان – همراه است. اما آیا تا به حال از خود پرسیده‌اید که توافق‌های شما تا چه اندازه شفاف هستند؟ و مهم‌تر از آن، چقدر به آنها پایبندید؟
مقصود از توافق چیست؟
توافق در ساده‌ترین تعریف، قراردادی است میان دو یا چند نفر که در آن انتظارات، مسئولیت‌ها و پیامدها مشخص می‌شود. اما در عمل، بسیاری از توافق‌های ما دچار ابهام هستند:
- در روابط خانوادگی، گاهی انتظار داریم همسرمان “بداند” ما چه می‌خواهیم، بدون آنکه به وضوح بیان کرده باشیم.
- در دوستی‌ها، گاهی از دوستان‌مان رنجیده می‌شویم چون به توافقی پایبند نبوده‌اند که هرگز به صراحت درباره آن صحبت نکرده‌ایم.
- در محیط کار، دستورالعمل‌هایی مبهم می‌دهیم و سپس از نتایج ناامید می‌شویم.
درس مهم استیفان کاوی
استیفان کاوی، نویسنده کتاب مشهور “هفت عادت مردمان مؤثر”، داستان جالبی درباره توافق با پسرش دارد که درس مهمی به ما می‌دهد.
او با پسرش توافق کرد که مسئولیت نگهداری و تمیز کردن حیاط خانه به عهده پسرش باشد. اما نکته مهم این بود که کاوی دقیقاً مشخص کرد منظورش از “حیاط تمیز” چیست. او به وضوح تعریف کرد که چمن‌ها باید کوتاه باشند، باغچه‌ها عاری از علف‌های هرز، و پیاده‌روها جارو شده. همچنین معیار و زمان‌بندی مشخصی تعیین کرد.
این شفافیت باعث شد پسرش دقیقاً بداند چه انتظاری از او می‌رود و چگونه می‌تواند به آن دست یابد. نتیجه؟ رضایت طرفین و رشد مسئولیت‌پذیری در فرزند.
مدیریت و توافق‌های شفاف
حال از خود بپرسیم: به عنوان یک مدیر، چقدر با کارمندان خود شفاف هستیم؟
بسیاری از مدیران به کارمندشان می‌گویند: “این پروژه را تا آخر هفته آماده کن”، اما مشخص نمی‌کنند:
- دقیقاً چه خروجی‌هایی مورد انتظار است؟
- معیار کیفیت کار چیست؟
- اولویت‌ها کدامند؟
- منابع در دسترس کدامند؟
یک مدیر موفق می‌تواند بگوید: “می‌خواهم گزارشی ۵ صفحه‌ای با تحلیل هزینه‌های سه ماهه اخیر شرکت، همراه با نمودارهای مقایسه‌ای و پیشنهادهای کاهش هزینه، تا ساعت ۱۴ روز پنجشنبه آماده کنی. موفقیت این کار زمانی است که بتوانیم حداقل سه راهکار عملی برای کاهش ۱۰ درصدی هزینه‌ها در فصل آینده ارائه دهیم.”
تفاوت را حس می‌کنید؟
کوچینگ و اهمیت توافق اولیه
در دنیای کوچینگ، توافق اولیه کلید طلایی هر جلسه موفق است. حتی برای یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای، لازم است ابتدا توافق کنیم که:
- هدف این گفتگو چیست؟
- چه نتیجه‌ای را انتظار داریم؟
- چگونه می‌فهمیم به هدف رسیده‌ایم؟
این شفافیت تا جایی پیش می‌رود که نیاز است معیار موفقیت هم تعیین شود. مثلاً اگر هدف “بهبود مهارت‌های ارتباطی” است، معیار موفقیت می‌تواند “توانایی حل تعارض با همکاران بدون دخالت مدیر” باشد.
تکنیک‌ها و راهکارهای شفاف‌سازی توافق‌ها
۱. تکنیک SMART
برای هر توافق، اهداف باید:
- مشخص (Specific)
- قابل اندازه‌گیری (Measurable)
- قابل دستیابی (Achievable)
- مرتبط (Relevant)
- زمان‌بندی شده (Time-bound)
باشند.
۲. نوشتن توافق‌نامه
حتی برای توافق‌های ساده خانوادگی، نوشتن نکات اصلی می‌تواند از سوءتفاهم‌های بعدی جلوگیری کند.
۳. تکنیک “بازگویی”
پس از توافق، از طرف مقابل بخواهید با زبان خودش بگوید چه فهمیده است. مثلاً: “می‌توانی به من بگویی از صحبت‌های ما چه برداشتی کردی و قرار است چه کاری انجام دهی؟”
۴. تعیین نقاط بررسی میانی
برای توافق‌های بلندمدت، نقاط بررسی میانی تعیین کنید تا پیشرفت کار را بسنجید و در صورت نیاز تعدیلاتی انجام دهید.
۵. تکنیک “اگر-آنگاه”
پیشاپیش مشخص کنید اگر شرایط تغییر کرد، چه اتفاقی می‌افتد: “اگر تا چهارشنبه اطلاعات لازم از تیم مالی نرسید، آنگاه گزارش را با داده‌های موجود تکمیل می‌کنیم و محدودیت‌ها را ذکر می‌کنیم.”
سخن پایانی
توافق‌های شفاف، بنیان روابط سالم و مؤثر هستند. آنها نه تنها به دستیابی به نتایج بهتر کمک می‌کنند، بلکه استرس و سوءتفاهم را کاهش می‌دهند.
از خودتان بپرسید: آخرین باری که با فرزند، همسر، دوست یا همکارتان به توافقی رسیدید، چقدر شفاف بود؟ آیا هر دو طرف دقیقاً می‌دانستند چه انتظاری از یکدیگر دارند؟
شاید وقت آن رسیده که در توافق‌های خود تجدیدنظر کنیم و شفافیت بیشتری به آنها ببخشیم. چرا که توافق‌های شفاف، پل‌های محکمی بر روی رودخانه‌های پرتلاطم روابط انسانی هستند.
شما چقدر به توافق‌هایتان پایبند هستید؟
نظرات